Guide étape par étape sur la procédure à suivre pour archiver des documents comme un professionnel

Il n'y a pas beaucoup de personnes qui peuvent prétendre aimer administration et nous pensons qu'il y en a encore moins qui peuvent dire aimer archivage. En fait, nous ne l'aimons tellement que la majorité d'entre nous ne savent même pas bien archiver les fichiers. La gestion d'une affaire est un travail chargé et certaines tâches ne sont pas au sommet de la liste des priorités. Bien sûr, même s'il reste quelques heures, la plupart d'entre nous trouveront encore quelque chose (n'importe quoi) à faire si cela signifie de retarder encore un peu ce gigantesque travail d'archivage.

Malheureusement, pour toute entreprise, l'archivage est une nécessité incontournable. Que vous soyez une jeune société en démarrage ou une société établie, toutes les entreprises ont tendance à accumuler beaucoup de paperasse. Qu'il s'agisse de reçus, de documents périmés, de contrats juridiques ou de dossiers importants, il y a souvent autant de documents à conserver qu'il y a de documents à jeter. Connaître la distinction entre les deux et organiser vos formalités administratives en conséquence vous laissera non seulement plus de place et moins de tracas, mais cela pourrait être vital pour la pérennité de votre entreprise. La perte de ces documents importants pourrait avoir de sérieuses conséquences juridiques plus tard.

Lorsqu'il est enfin temps de vous occuper de votre travail d'archivage négligé, il existe un procédé simple que vous pouvez utiliser pour rendre la tâche plus facile à gérer. De l'audit à la gestion, il y a une mise en place des étapes faciles sur la façon d'archiver comme un pro.

Box de stockage/garde-meubles/self-stockage

Pour ranger vos archives, assurez-vous d'utiliser des boîtes solides et durables afin de les protéger autant que possible. Les cartons faibles ou surchargés de dossiers lourds sont plus vulnérables aux dommages avec le temps. Heureusement, aujourd'hui, il est généralement facile de se procurer des boîtes d'archives spécialement aménagées. Il s'agit de la bonne forme et de la bonne dimension pour stocker les fichiers et les documents sans trop bourrer la boîte, et il y a généralement des espaces pour donner des précisions sur son contenu pour faciliter son organisation. Quelle que soit la boîte ou la façon de stocker que vous choisissez, assurez-vous d'étiqueter clairement chacune d'elles avec autant de renseignements que possible sur son contenu, afin de pouvoir trouver et accéder plus facilement à vos dossiers.

Disposer d'un système structuré avec des boîtes clairement étiquetées est essentiel pour garder vos documents facilement disponibles, mais rappelez-vous qu'ils doivent aussi être physiquement accessibles. Où que vous stockiez vos boîtes et vos dossiers, assurez-vous qu'il y a suffisamment de place pour marcher et de surface pour chaque boîte et document à atteindre. Veillez à ne pas superposer des boîtes trop hautes, à ne pas en mettre trop les unes sur les autres ou à ne pas les bloquer avec d'autres documents.